Voici deux outils ultra efficace pour s’en sortir
La tâche administrative c’est cette tâche qui coûte souvent cher parce qu’on la néglige en pensant qu’elle n’a pas beaucoup de valeur ajouté 🫰
C’est aussi cette tâche que les managers opérationnels déteste parce qu’elle leur fait perdre du temps ⏲
Et pourtant, elles sont parfois essentielles !
Voici donc les deux méthodes qui m’ont permis de m’organiser pour gagner en efficacité :
1️⃣ La matrice d’Eisenhower permet de prioriser ces actions en triant ce qui est urgent et/ou important.
- 4 exemples pour étayer la photo :
🔥 Urgent et important :
Une présentation d’objectif à votre directrice régionale à faire pour le lendemain. Vous ne pouvez plus la repousser et elle est importante pour l’image que vous renvoyez. Alors il faut s’y mettre tout de suite.
📗 Important et non urgent :
Je dois faire les plannings de mon équipe. Je le planifie dans mon agenda et surtout je me tiens à cette planification
🫴 Urgent et non important :
Un client qui vous demande par téléphone de vérifier le stock d’un produit et de le rappeler. En soit, c’est urgent pour satisfaire le client mais vous pouvez tout à fait déléguer cette tâche.
🚮 Ni urgent, ni important :
L’Ibis ou vous avez logé lors de votre dernier séminaire vous demande votre avis sur le séjour. Ce n’est ni urgent, ni important… donc je ne fais pas.
2️⃣ La méthode Pomodoro permet d’optimiser son temps de concentration 🍅
Elle consiste en 4 étapes :
➡️ Écartez toutes les sources de distractions possibles (téléphone dans le tiroir impérativement) et isolez vous (pièce au calme ou casque sur la tête)
➡️ Mettez un timer sur 25min (le temps de concentration optimal)
➡️ Réalisez votre tâche
➡️ Prenez 5 min de pause
↪️ Et recommencez (maximum 4 fois avant une longue pause)
Pour ma part, je ne faisais ça qu’une ou deux matinée par semaine pour les plannings, la préparation des entretiens individuels et la préparation de mes journées/semaines. Et ca me faisait bien gagner un ou deux après midi par semaine 😀
Samuel Scemama 🧩