Un constat alarmant : plus d’un tiers du temps managérial englouti par l’administratif
Dans un contexte économique où l’efficacité devient le maître-mot, une étude récente révèle un chiffre préoccupant : 35% du temps des managers est consacré aux tâches administratives. Ce constat soulève une question cruciale : comment optimiser ce temps précieux pour se concentrer sur les missions à plus forte valeur ajoutée ?
L’impact caché des tâches administratives
Les tâches administratives représentent souvent ce paradoxe managérial : considérées comme peu valorisantes, elles sont pourtant indispensables au bon fonctionnement de l’organisation. Leur négligence peut entraîner des coûts cachés significatifs : retards dans les processus décisionnels, perte d’informations cruciales, ou encore démotivation des équipes.
Trois méthodes éprouvées pour reprendre le contrôle
1. La Matrice d’Eisenhower : l’art de la priorisation intelligente
Cette matrice, utilisée par le général Eisenhower pendant la Seconde Guerre mondiale, permet une classification efficace des tâches selon deux critères : l’urgence et l’importance.
Exemples concrets d’application :
- Urgent et Important : Une présentation d’objectifs à la direction régionale pour le lendemain. Action immédiate requise.
- Important mais Non Urgent : La planification des emplois du temps de l’équipe. À programmer et à respecter scrupuleusement.
- Urgent mais Non Important : Une demande de vérification de stock par un client. Délégation possible.
- Ni Urgent, Ni Important : Un questionnaire de satisfaction d’hôtel suite à un séminaire. À ignorer.
2. La Technique Pomodoro : la concentration optimisée
Cette méthode, développée par Francesco Cirillo, s’articule autour de cycles de travail intensif de 25 minutes. Son protocole est simple mais efficace :
- Élimination des distractions (téléphone rangé, environnement calme)
- Timer réglé sur 25 minutes
- Focus total sur la tâche
- Pause de 5 minutes
- Répétition (maximum 4 cycles avant une pause prolongée)
3. Le Getting Things Done (GTD) : la méthode complémentaire
Pour enrichir ces approches, la méthode GTD de David Allen apporte une dimension supplémentaire. Elle repose sur cinq étapes clés :
- Collecter : Centraliser toutes les tâches dans un système unique
- Clarifier : Définir l’action précise pour chaque tâche
- Organiser : Classer les actions par contexte et priorité
- Réviser : Faire un point régulier sur l’avancement
- Exécuter : Passer à l’action en fonction du contexte
Mise en pratique : créer sa routine administrative efficace
L’expérience montre qu’une application combinée de ces méthodes permet d’optimiser significativement le traitement des tâches administratives. Voici un exemple de planning hebdomadaire optimisé :
- Lundi matin : Session Pomodoro dédiée à la planification de la semaine
- Mercredi matin : Révision GTD et traitement des tâches importantes non urgentes
- Vendredi après-midi : Bilan hebdomadaire et préparation de la semaine suivante
Les bénéfices observés
Une application rigoureuse de ces méthodes permet généralement :
- Un gain de 5 à 10 heures par semaine
- Une réduction significative du stress lié aux tâches administratives
- Une meilleure disponibilité pour les missions managériales à forte valeur ajoutée
- Une amélioration de la qualité du travail administratif
La charge administrative ne diminuera probablement pas dans les années à venir, mais sa gestion peut être considérablement optimisée.
L’investissement initial en temps pour maîtriser ces méthodes est largement compensé par les gains d’efficacité qu’elles génèrent. La clé réside dans l’adaptation de ces outils à son contexte personnel et leur application régulière.
Les managers qui excellent ne sont pas ceux qui travaillent plus, mais ceux qui travaillent mieux. Dans cette optique, la maîtrise de ces méthodes d’organisation devient un véritable avantage compétitif dans un monde professionnel toujours plus exigeant.